Warehouse management yang efektif memiliki beberapa tujuan yang terukur, di antaranya sebagai berikut :
- Mampu menunjukkan inventory yang akurat.
Dalam proses akurasi inventory yang baik (di atas 95%) maka tools yang dibutuhkan antara lain :
- Evaluasi SOP flow barang mulai dari proses penerimaan, penyimpanan dan pengiriman
- Sistem Stock Opname yang optimal sehingga mampu menunjukkan evaluasi terhadap keakuratan inventory
Hasil akhir dari keakuratan data inventory adalah dapat daindalkannya data dalam menunjang proses berikutnya yaitu inventory control yang optimal.
- Mampu melaksanakan praktek Inventory Control yang optimal dan efisien
Tujuan berikutnya dalam warehouse management yang baik adalah mampu melakukan Inventory Control yang efisien dalam hal biaya maupun waktu.
Beberapa tools yang dapat digunakan dalam mencapai Inventory Control yang optimal antara lain :
- Budgeting purchasing dan pricing strategy yang tepat. Tools ini menjadi penting karena sebagian besar komponen cashflow budget perusahaan ada pada bagian purchasing barang, sehingga mengontrol pembelian dengan menyusun budgeting dan pricing strategy termasuk di dalamnya adalah target margin optimal, akan memastikan bahwa cashflow perusahaan tetap sehat, dalam artian digunakan secara tepat dan efisien.
- Sales figure. Tools ini akan memastikan record dari seluruh barang dagangan mulai dari umur barang sejak masuk warehouse, analisa penjualan, analisa margin, dan analisa stock sales ratio (SSR), akan secara efektif digunakan bersama dengan tools budgeting dalam mengatur perputaran barang keseluruhan memenuhi kebutuhan penjualan dan maksimalisasi stock. Pada akhirnya tools ini akan menghasilkan tingkat perputaran stock (Stock Sales Ratio) yang optimal tergantung jenis bisnis, sehingga menghindarkan overstock dan dead stock serta meningkatkan penjualan karena stock availability yang baik terutama untuk barang-barang fast moving.
- Downgrade Plan. Dalam penjualan ritel akan selalu ada barang-barang yang slow moving maupun dead moving yang membutuhkan beberapa aksi seperti penurunan, pemotongan harga atau promosi dalam waktu terbatas, agar SSR barang masih dalam batas optimal. Meskipun demikian jika purchasing, budgeting dan analisa perputaran baik maka downgrade plan yang baik adalah yang tidak terlalu agresif dan tidak mempengaruhi target margin keuntungan secara signifikan
- Mampu melaksanakan praktek distribusi yang efektif dan efisien
Dalam praktek warehouse management yang baik mempunyai target penting berikutnya yang tidak dapat dipisahkan dari tujuan-tujuan sebelumnya yaitu keakuratan data dan inventory control yang optimal. Target tersebut adalah distribusi barang yang efektif dan efisien.
Untuk mencapai target distribusi barang yang efektif dan efisien makan diperlukan tools sebagai berikut :
- Distribution master planning. Tools ini disusun berdasarkan data-data history akurat dari persediaan barang dan penjualan real time minimal satu tahun ke belakang yang disesuaikan dengan forecasting dan target penjualan dalam satu tahun berikutnya. Dengan adanya distribution master planning makan diharapkan pembagian barang untuk masing-masing channel penjualan ataupun beberapa toko dapat optimal dalam artian meminimalisir slow moving bahkan dead moving di salah satu toko dan pada akhirnya dapat menghemat biaya operasional warehouse.
- Lead time distribution and retur counter. Perhitungan lead time warehouse untuk proses penerimaan, penyimpanan hingga pengiriman akan menyediakan data berguna dalam evaluasi mulai dari SOP, teknik penyimpanan, hingga zoning penyimpanan. Sehingga pada akhirnya dapat dicapai efisiensi dan optimalisasi waktu dalam proses distribusi. Keuntungan lainnya juga dengan evaluasi ini dapat dicapai pengurangan bad stock yang diakibatkan proses distribusi yang kurang efektif sehingga akan secara signifikan mengurangi storing cost barang.
- Error handling counter. Sistem ini akan mencatat kesalahan-kesalahan yang terjadi berulang dalam proses distribusi barang yang dicatat per orang dan per bagian. Data ini berguna dalam hal pengembangan dan pembinaan SDM yang dapat diintegrasikan dengan sistem KPI maupun BSC sehingga dapat dilakukan pembinaan maupun penindakan berdasarkan data yang akurat.
- Mampu membangun sistem automation warehouse management
Dengan kombinasi data akurasi, sistem inventory control optimal dan distribusi management yang efisien makan dapat dibangun sistem otomasi warehouse management dimana semua data akan terhubung dan saling support.
Otomasi warehouse management pada prakteknya akan menghasilkan :
- Analisa data realtime persediaan, penjualan, pengiriman, retur, pembelian sehingga dapat menyediakan data secara otomatis perhitungan optimal untuk persediaan, pengiriman, rolling maupun pembelian. Data-data ini dapat secara detail dibreakdown ke masing-masing cabang channel penjualan/toko, per departemen barang, per kategori bahkan per artikel barang.
- Menyediakan data realtime akurat (Business Intelligence) untuk management dalam memutuskan langkah-langkah strategis perusahaan, seperti penentuan budgeting, target sales, target margin, maupun pengembangan bisnis.